บทที่ 7

เครื่องถ่ายเอกสาร

ประวัติและวิวัฒนาการของเครื่องถ่ายเอกสาร (copying Machine)

เครื่องถ่ายเอกสาร (copying Machine) วิวัฒนาการมาจากกล้องถ่ายภาพ ซึ่งผู้คิดค้นได้พยายามรบรวมขั้นตอนวิธีการถ่ายภาพมาดัดแปลงให้มาอยู่ในเครื่องเดียวกัน ในระยะแรก ๆ เครื่องถ่ายเอกสารจะมีลักษณะเป็นเครื่องทำสำเนาเอกสารขนาดเล็ก เรียกว่า Photocopy หรือ Photostat ถ่ายสำเนาได้ครั้งล่ะ 1 แผ่น เป็นระบบ Dual Spectrum และเป็นชนิดเติมน้ำยา วิธีการใช้งานค่อนข้างยุ่งยาก และใช้ถ่ายรูปทุกประการ โดยต้อนฉบับแต่ละแผ่นจะถ่ายสำเนาได้ครั้งละ 1 แผ่นเท่านั้น นอกจากนี้ จะต้องใช้กระดาษเครื่องผ่านแสงไฟเพื่อให้ภาพ Negative นำเข้าเครื่องผ่านน้ำยาอีกครั้งหนึ่งจึงลอกแผ่น Negative ออก ก็จะได้เอกสารที่ถ่ายสำเนาออกมา อย่างไรก็ตาม เครื่องถ่ายเอกสารแบบ Dual Spectrum นี้ประสิทธิภาพในการถ่ายสำเนาเอกสารไม่คมชัดนัก ต่อมาในปี ค.ศ. 1959 นักกฎหมายชาวอเมริกันชื่อ Chester Carlson ได้คิดค้นและพัฒนาระบบเครื่องถ่ายเอกสารจนสำเร็จ สามารถถ่ายเอกสารได้ครั้งละหลาย ๆ แผ่น โดยนำระบบ Copyflo มาใช้งาน ซึ่งใช้งานง่ายและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น ในปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารชนิดเติมน้ำยานี้ไม่ได้รับความนิยม และไม่มีการผลิตจำหน่ายในท้องตลาดแล้ว 
ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้ในสำนักงานโดยทั่วไป เป็นเครื่องถ่ายเอกสารระบบอัตโนมัติ (Electrostatic Copying Machine) เป็นชนิดใช้ผงหมึก (Toner) ชนิดเดียวเท่านั้น สำเนาภาพที่ได้จากเครื่องถ่ายเอกสารด้วยผงหมึกนี้ภาพจะคมชัดและแห้งสนิท ต้นทุนการผลิตชิ้นงานค่อนข้างต่ำแต่ประสิทธิภาพในการใช้งานสูง สามารถถ่ายเอกสารได้เป็นจำนวนมาก โดยใช้มือหรือจะใช้ถาดป้อนกระดาษก็ทำได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว และยังสามารถแทรกงานด่วนในขณะถ่ายเอกสารอื่นอยู่ได้ มีทั้งระบบย่อ ขยายและซูมภาพได้ นอกจากนี้ยังมีเครื่องถ่ายเอกสารที่กลับหน้าเองอัตโนมัติ ซึ่งเป็นวิวัฒนาการใหม่ของเครื่องถ่ายเอกสาร โดยใช้กับระบบกระดาษธรรมดาแต่ใช้ผงหมึกแบบแมกนิไฟน์โฟรเซส ที่ให้ความละเอียดแก่สำเนาที่ถ่ายเอกสารมากกว่า คุณสมบัติต่างๆ ของเครื่องถ่ายเอกสารนั้น บริษัทผู้ผลิตได้มีการพัฒนาระบบการทำงานของเครื่องเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากที่สุด ซึ่งคุณสมบัติดังกล่าวนี้ เป็นคุณสมบัติที่ไม่ตายตัว ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับบริษัทแต่ละแห่งที่จะพัฒนาระบบและคิดค้นขึ้นมาแข่งขันกัน

บันไดวิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร

เมื่อวาน คุยกับคนที่ทำงานใน ม.อ. ท่านหนึ่ง ได้ฟังคำบ่นเล็ก ๆ เรื่องการกรอกข้อมูลซ้ำซากที่มากเป็นพิเศษ (เป็นระบบเฉพาะหน่วยงาน เสริมจากที่คณะ/มหาวิทยาลัยทำ)

รายละเอียด ขอข้ามไป โดยสรุปคือ ชีวิตนี้รันทด เพราะต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำเป็นรอบที่เท่าไหร่ก็จำไม่ได้ ในฐานะที่มีงานวิจัยมาก เลยต้องกรอกซ้ำเยอะเป็นพิเศษ ให้เป็นเกียรติประวัติ

เรื่องนี้ ทำให้ผมต้องมาคิดเล่น ๆ ถึงบันไดวิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร (ไม่รู้มีกี่ขั้นเหมือนกันแฮะ) เพราะอยากรู้ว่า ตัวเองอยู่ขั้นไหน และกรณีนี้ เขาอยู่ขั้นไหน

วิวัฒนาการในระดับ origin of the species ที่ระดับล่างสุด ก็คือ กรอกมือ

ไต่บันไดขึ้นไปอีกขั้น ก็มีกระดาษคาร์บอนรองไว้

ไต่ขึ้นไปอีกขั้นนึง ก็เครื่องถ่ายเอกสาร

ขึ้นไปอีกขั้นนึง มีลงคอมพ์ด้วย โอว์ !!!! (<--เช้า ๆ ยังง่วง ต้องทำเสียงตื่นเต้นซะหน่อย) ใช้โปรแกรมจัดการเอกสารเหวิด เป็นอาทิ

สูงขึ้นไปอีกระดับ ก็เป็นฐานข้อมูลในเครื่องยืนเหงา ๆ โดดเดี่ยว (stand alone น่ะเอง)

สูงขึ้นไปอีกระดับ ก็เป็นฐานข้อมูลในเว็บ

จากจุดนี้ วิวัฒนาการเริ่มมีการแตกแขนงกิ่งก้านออกไป (เกิด speciation) คือ มีการคละกันของทุกระดับวิวัฒนาการที่มีมาก่อนหน้านั้น (ระบบที่เราใช้อยู่ ก็มาตกคลั่กกันอยู่ตรงนี้แหละ แต่ใครจะแยกไปกิ่งไหนเท่านั้นเอง)

การคละดังกล่าว คงบอกได้ยาก ว่า ใครมีวิวัฒนาการสูงกว่าใคร เพราะคนเราล้วนมีอคติ ย่อมต้องชมว่าระบบที่ตัวเองใช้ดีที่สุดในโลกอยู่แล้ว ยกเว้นคนที่คิดตรงข้าม คือ คิดว่าระบบที่ตัวเองใช้ แย่ที่สุดในโลก ดังนั้น เถียงเรื่องนี้ จะหาข้อสรุปยาก เว้นแต่หมัดหนักพอ

แต่มีวิธีหนึ่ง ที่ตัดข้อถกเถียงได้ เพราะเป็นแนวคิดที่เป็นรูปธรรมที่สุด

นั่นคือ ประเมินระดับความซ้ำซ้อนของการกรอก

ระดับที่ 0 คือ ไม่มีใครต้องกรอกเลย

ระดับที่ 1 กรอกเพียงครั้งเดียว

ระดับที่ 2 กรอกสองครั้ง

...

ระดับที่ n กรอก n ครั้ง

ระดับที่ 0 นี่มีนะครับ อย่างเช่น search engine หลาย ๆ ตัวก็ทำหน้าที่อย่างนั้น ไม่ว่าจะเป็น google scholar, pepesearch พวกนี้ ใช้ botware ไปคุ้ยหาข้อมูลในเว็บ และแคตาล็อกไว้อัติโนมัติ ผู้ใช้ไม่ต้องนั่งป้อนฐานข้อมูลให้ search engine แต่อย่างใด

หรือยกตัวอย่างให้เห็นง่าย เช่น ผมไปติดต่อราชการ แค่มี id 13 หลักไปยืนยัน เขาสามารถดึงข้อมูลจากฐานทะเบียนราษฎร์ทั้งหมดออกมาให้โดยผมไม่ต้องกรอกซ้ำ นี่ก็ใช่

หรือสมมติไปเสียภาษี หากโครงสร้างรายรับเป็นแบบมาตรฐาน (=มนุษย์เงินเดือน) แค่ยื่นบัตรแล้วแถลงประเภทของการเสียภาษี แล้วกรมสรรพากรตัด transaction ที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนจากผู้จ่ายเงินที่เป็นองค์กร ไปคำนวณเป็นภาษีให้ โดยผมไม่ต้องกรอกรายละเอียดอีก นี่ก็เป็นสุดยอดของระบบเอกสารได้ เพราะมีความซ้ำซ้อนระดับ 0

เอ่อ...ที่ว่าไปแล้ว เป็นทฤษฎีนะครับ แต่ปฎิบัติน่ะ จะเป็นอีกเรื่อง ของจริง ยังมาไม่ถึง แต่ก็เริ่มมาบ้างแล้ว

ระดับที่ 1 นี่ โอ้ว์...ความฝันเลย เมื่อไหร่ระบบ DSS จะผสานทุกระดับเป็นเนื้อเดียวกันได้หนอ...

RSS feed, XML, ฯลฯ  เกิดขึ้นในโลก ก็เพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์เหล่านี้ คือ เพื่อให้การ recycle ข้อมูลไปใช้ในวัตถุประสงค์อื่น ทำได้ง่าย โดยไม่ต้องบังคับกรอกข้อมูลซ้ำซาก

ระดับที่ 2  คงเป็นระดับที่คนทั่วไปยังสามารถรักษาสติสัมปชัญญะได้อยู่เป็นปรกติ แม้จะเริ่มออกอาการบ้างเล็ก ๆ (พอดีว่ามีประสพการณ์ตรง...) 

ผมคิดว่าไม่แปลก หากองค์กรที่มีคุณภาพ จะอยู่ระดับ 2 แม้จะไม่น่าประทับใจ

ระดับ 3 หรือระดับ 4 นี่ ไม่กล้าพาดพิงถึงครับ (<-- ผมกลัวตาย !!!)

ไม่พาดพิงว่า ใคร ที่ไหน ที่เข้าข่ายนี้

แต่ขอพาดพิงถึงในหลักการซะหน่อย คาดว่า หากไม่ร้อนท้อง คงเพราะไม่ได้กินปูน

Cantor พิสูจน์ว่า เหนือ infinity ยังมี transfinity  (เหนืออนันต์ ยังมี อภิอนันต์)

แต่ในทางปฎิบัติของระบบเอกสาร แค่ 3 หรือ 4 ก็นับญาติกับ infinity ได้แล้ว

หลักการก็คือ ถ้าเมื่อไหร่ องค์กรไหน ให้คนตระบี้ตระบันกรอกข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกๆ ตั้งแต่ 3 ครั้งขึ้นไป องค์กรนั้น มีปัญหาซ่อนอยู่ในระดับขั้นที่หนักหนาร้ายแรงแล้ว แสดงถึงความเทอะทะแข็งทื่อ ไม่มีสัญญาณชีพเหลือ (rigor mortis) บ่งถึงการไร้ความสามารถของการบริหารจัดการด้าน IT อย่างสิ้นเชิง

ความเห็นส่วนตัวของผมคือ การได้ชื่อว่าเป็นหน่วยงานที่ active ในเว็บมาก ยังไม่น่าภูมิใจเท่ากับการสามารถไปถึงจุดที่การประเมินระดับความซ้ำซ้อนของการกรอกข้อมูล อยู่ที่ 0 หรือ 1 ได้

สถิติใช้ประโยชน์จากเว็บมาก เป็นเรื่องของ ปริมาณ

แต่การใช้ประโยชน์จากเว็บคุ้ม เป็นเรื่องของ คุณภาพ

ปริมาณ เพิ่มได้โดยการตระบี้ตระบันทำ

แต่คุณภาพ เป็นเรื่องของสมรรถนะของระบบคิด ระบบจัดการ

ความสำคัญของเครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องถ่ายเอกสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ได้สำหรับทำสำเนาเอกสารที่มีคามสำคัญและจำเป็นในการปฏิบัติงานในสำนักงานทุก ๆ ประเภท เนื่องจากสามารถทำสำเนาเอกสารได้เหมือนต้นฉบับทุกประการ ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์เอกสารที่เหมือนและซ้ำ ๆ กันเป็นจำนวนมากได้อย่างสะดวกรวดเร็วนกอกจากนี้ ยังใช้ถ่ายเอกาสารที่เป็นรูปภาพ แผนที่ กราฟ ภาพลายเส้นได้เหมือนกับต้นฉบับจริงทุกประการ อีกทั้งขั้นตอนและวิธีการใช้งานง่ายมาก ไม่ต้องใช้เวลาในการเรียนหรือฝึกฝนมากนัก เพียงแต่แนะนำวิธีการใช้งานสำหรับรุ่นใดรุ่นหนึ่งในครั้งแรกเท่านั้น ผู้ปฏิบัติก็สามารถใช้งานได้ทันที ดังนั้น จะเห็นได้ว่าในสำนักงานทุก ๆ แห่งจะต้องมีเครื่องถ่ายเอกสารอย่างน้อยหนึ่งเครื่องไว้ใช้งานในสำนักงาน 
โดยทั่วไปการพิจารณาคุณสมบัติด้านการใช้งานของเครื่องถ่ายเอกสาร มักพิจารณาในเรื่องของความเร็วในการทำงาน โดยกำหนดมาตรฐานการใช้งานเป็นอัตราความเร็วในการถ่ายสำเนาเอกสาร เช่น อัตราความเร็ว 30 แผ่น/นาที 45 แผ่น/นาที หรือ 100 แผ่น/นาที เป็นต้น นอกจากนี้ยังพิจารณาคุณสมบัติและขีดความสามารถในด้ายอื่น ๆ ประกอบ เช่น การใช้ระบบผงหมึกแห้งบรรจุในหลอดสำเร็จรูปใส่เขจ้าไปในเครื่องได้ทั้งหลอด มีระบบควบคุมความเข้มจางของเครื่องโดยอัตโนมัติ ความสามารถถ่ายเอกสารได้คมชัดเหมือนต้นฉบับทั้งภาพขาว-ดำ ภาพสี ลายเส้น รอยประทับตรายาง เลยเซ็น หนังสือเป็นเล่ม วัตถุสามริติต่างๆ สามารถขจัดเงาดำที่อขบของสำเนาอันเกิดจากการถ่ายต้นฉบับที่เป็นสีได้หลายสี หรือมีระบบเสียงเพลงเตือนเมื่อเครื่องจะทำงาน หรือถ้าลืมต้นฉบับ หรือผงหมึกหมด จะมีระบบสัญญาณไฟแจ้ให้ทราบหรือสั่งการทำงานต่าง ๆ 
ด้วยหน่วยความจำในโปรแกรมการทำงานของเครื่อง เช่น การลบข้อความที่ไม่ต้องการออกโดยตั้งโปรแกรมให้เครื่องถ่ายเอกสารเฉพาะส่วนที่ต้องการ ตลอดจนสามารถเลือกกระดาษได้อัตโนมัติตามลักษณะของต้นฉบับ นอกจากนี้ เครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่น สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบคอมพิวเตอร์ได้ด้วย ซึ่งเรียกว่าเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันอัจฉริยะครอบคลุมการทำงานทั้งระบบการถ่ายเอกสาร เป็นทั้งเลเซอร์แฟกซ์ หรือเลเซอร์พรินเตอร์ หรือสแกนเนอร์ ทั้งนี้ หน่วยงานจะเลือกใช้เครื่องถ่ายเอกสารชนิดใด ยี่ห้ออะไรหรือรุ่นไหน ขีดความสามารถเท่าใด ควรพิจารณาให้เหมาะสมกับลักษณะงาน และความจำเป็นในการปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็นสำคัญ นอกจากนี้สิ่งสำคัญที่จะมองข้ามมิได้โดยเด็ดขาดก็คือ การให้บริการหลักการขายของบริษัทผู้จำหน่าย

เครื่องถ่ายเอกสาร

 ผู้สร้างเครื่องถ่ายเอกสารคนแรก

         เชสเตอร์ คาร์ลสัน เป็นนักฟิสิกส์อเมริกัน ประดิษฐ์ขึ้นในนิวยอร์กเมื่อปี ค.ศ.1938 ออกใช้ ปี ค.ศ.1947 และเรียกวิธีการนี้ว่า ซีโรกราฟี xerography มาจากคำภาษากรีกแปลว่า การเขียนแห้ง
         หลักการทำงานนั้นจะเป็นกระบอกหมุนสำหรับให้กระดาษไขแนบโดยรอบและใช้ระบบแสงฉายข้อความหรือภาพของเอกสารที่ทำสำเนาไปยังกระบอกหมุนโดยผ่านกระจกและเลนส์ ระบบแสงนี้ทำให้สามารถย่อหรือขยายขนาดของสำเนาเอกสารได้
กระบอกนี้จะอัดด้วยไฟฟ้าสถิตและเคลือบชั้นบางๆด้วยสาร เซเลเนียม ซึ่งเป็นตัวนำไฟฟ้า เมื่อส่วนที่เป็นสีขาวหรือที่ว่างของต้นฉบับถูกแสง ก็จะสะท้อนแสงไปที่กระบอก ทำให้ประจุไฟฟ้าบนกระบอกถูกลบออก แต่สีดำของต้นฉบับไม่สะท้อนแสง ประจุไฟฟ้าจึงยังคงอยู่ ส่วนที่มีประจุไฟฟ้าจะดึงผงสีดำเรียกว่าสารเปลี่ยนสี toner ซึ่งประกอบเป็นรูปตามต้นฉบับลงบนกระดาษอัดสำเนา ในเครื่องถ่ายเอกสารแบบสี ต้นฉบับจะถูกสแกน 3 ครั้งและส่งไปยังกระบอกโดยผ่านแผ่นกรองแสง 3 สี ซึ่งแยกออกเป็นแม่สีของแสง 3 สี ได้แก่ แดง ฟ้าและเขียว แล้วสร้างใหม่โดยใช้สารเปลี่ยนสีทุติยภูมิ คือ ม่วงแดง น้ำเงินเขียว และเหลืองรวมทั้งสีดำ ให้ปรากฏเป็นสีตามต้นฉบับสำเนา การถ่ายเอกสารสีก็เหมือนการพิมพ์ภาพสีคือ ภาพจะพิมพ์ทับกัน 4 ชั้น ชั้นแรกเป็นส่วนสีเหลือง ต่อมาสีม่วงแดง ตามด้วยสีน้ำเงินเขียวและท้ายสุดคือสีดำ

ประเภทของเครื่องถ่ายเอกสาร มี2ประเภท คือ

1.เครื่องถ่ายเอกสารระบบแห้งใช้ผงหมึก (ผงคาร์บอนและเรซิน) ผสมกับสารที่ทำหน้า ที่เป็นตัวนำผงหมึกไปติดลูกกลิ้งได้แก่ผงเหล็กกล้า ผงแก้ว และเม็ดทรายหรือซิลิก้า เมื่อผงหมึกถูกดูดไปเกาะติดที่ลูกกลิ้งแล้ว สารตัวนำผงหมึกเหล่านี้จะถูกนำกลับมาใช้ใหม่

2.เครื่องถ่ายเอกสารระบบเปียกใช้สารละลายไฮโดรคาร์บอนเป็นตัวนำหมึกไปติดลูกกลิ้งโดยกระดาษจะถูกทำให้ชื้นด้วยสารละลายไฮโดรคาร์บอน ก่อนที่จะนำหมึกไปติดที่ลูกกลิ้งจากนั้นความร้อนหรืออากาศจะเป็นตัวช่วยให้กระดาษแห้ง

กระบวนการถ่ายเอกสาร 

1. เริ่มต้นจากดรัมซึ่งเคลือบด้วยสารซีลีเนียมหมุนไปโดยรอบ ภายใต้ขั้วไฟฟ้าแรงดันสูง (7,000 โวลต์) สารซีลีเนียมบนผิวดรัมจะเกิดมีประจุ ไฟฟ้าบวก
2. ต่อมา เลนส์และกระจกเงาจะฉายภาพจากเอกสารต้นฉบับลงบนดรัมที่กำลังหมุน ส่วนขาวของเอกสารต้นฉบับจะทำให้ประจุไฟฟ้าบนดรัมหายไป แต่ส่วนดำของเอกสารต้นฉบับไม่ทำลายประจุไฟฟ้า ดังนั้น ดรัมจึงมีประจุไฟฟ้าบวกเหลืออยู่ตามแนวเส้นสีดำบนเอกสารต้นฉบับ
3. ประจุไฟฟ้าบวกบนดรัมที่เหลืออยู่จะมีลักษณะเหมือนกับเงาในกระจกของต้นฉบับ ผงหมึกซึ่งมีประจุไฟฟ้าลบจะเข้าเกาะบริเวณที่มีประจุไฟฟ้าบวกบนดรัม
4. หลังจากนั้น แผ่นกระดาษซึ่งมีประจุไฟฟ้าบวกจะกลิ้งไปบนดรัมที่กำลังหมุนและดูดผงหมึกบนดรัมมาไว้บนกระดาษ ภาพที่ได้จึงมีลักษณะเหมือนกับต้นฉบับ
5. ขั้นตอนสุดท้าย ความร้อนจะทำให้ผงหมึกอ่อนตัวและหลอมติดกับเนื้อกระดาษ ได้เป็นสำเนาที่ถาวรออกจากเครื่องถ่ายเอกสา

ประโยชน์ของเครื่องถ่ายเอกสาร
    1. มีความสะดวกรวดเร็ว
    2. มีการทำสำเนาที่มีความชัดเจน
    3. เกิดความประหยัดเวลา
    4. ประหยัดค่าใช้จ่าย
    5. ไม่ต้องพิมพ์เอกสารที่เหมือนกันทุกประการ
    6. งานที่พิมพ์ไว้และได้แก้ไขแล้วจะไม่ปรากฏรอยให้เห็น
    7. ทำสำเนาได้โดยไม่จำกัดจำนวน
    8. มีวิธีการผลิตที่ง่าย
    9. ถ่ายเอกสารที่เป็นรูปได

การดูแลรักษา
          การบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารเพื่อให้เครื่องถ่ายเอกสารมีประสิทธิภาพในการใช้งานเป็นเวลานาน ควรปฏิบัติดังนี้
          ทุกเดือน ก่อนทำความสะอาดหรือทำการซ่อมแซมบำรุงรักษาใด ๆ จะต้องปิดสวิทช์หลักไปที่ตำแหน่งปิด (ศูนย์) แล้วปฏิบัติดังนี้
1. ทำความสะอาดฝาคอบต้นฉบับและกระจกโดยเปิดฝาคอบต้นฉบับ และใช้ผ้านุ่ม ที แอลกอฮอล์เช็ดด้านใต้ของฝาปิดและเช็ดต้นฉบับ
2. เวลาเช็ดอย่าใช้ทินเนอร์หรือสารทำลายอื่น ๆ
3. ทำความสะอาดชาร์จเจอร์หลักด้วยอุปกรณ์ทำความสะอาดชาร์จเจอร์ โดยระวังอย่า ให้เส้นลวดของชาร์จเจอร์หลักขาดเป็นอันขาด
4. ตั้งเครื่องในตำแหน่งที่อุณหภูมิไม่ร้อนหรือไม่ชื้นจนเกินไป
5. ทำความสะอาดตัวเครื่องด้านนอกด้วยแอลกอฮอล์ให้สะอาด
6.ไม่เปิด-ปิดเครื่องบ่อย ๆ ควรเตรียมเอกสารที่จะถ่ายให้พร้อมในครั้งเดียว
7. รอให้เครื่องคลายความร้อน ปิดสวิทช์ ถอดปลั๊ก แล้วใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้ง 

Advertising Zone    Close